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La nueva ley de control horario de los trabajadores está plenamente de actualidad. Desde 2019, todas las empresas españolas están obligadas a registrar la jornada diaria de su plantilla, pero a partir de 2026 el listón sube: el papel desaparece, el fichaje digital se convierte en la norma y la Inspección de Trabajo tendrá más capacidad de control remoto que nunca.
Si diriges una pyme o asesoría, el objetivo no es entrar en pánico, sino usar este tiempo para adaptar tu sistema de registro de jornada con calma y convertir una obligación legal en una palanca de orden y eficiencia.
De dónde venimos: el marco actual del registro de jornada
La base sigue siendo el Real Decreto-ley 8/2019, que introdujo la obligación de registrar la jornada diaria de todas las personas trabajadoras, con independencia del sector, tamaño de la empresa, tipo de contrato o si trabajan dentro o fuera del centro de trabajo.
De este marco se derivan hoy varias obligaciones clave:
- Registrar a diario la hora exacta de inicio y fin de la jornada de cada trabajador.
- Conservar esos registros durante al menos 4 años.
- Tenerlos disponibles para la persona trabajadora, sus representantes y la Inspección de Trabajo cuando se soliciten.
Hasta ahora, la norma ha sido relativamente flexible con el “cómo”: muchas empresas han tirado de plantillas en papel, Excel impresos y sistemas manuales más o menos caseros. Eso es precisamente lo que cambia con la nueva ley de control horario 2026.
Qué dice la nueva ley de control horario de los trabajadores
La nueva normativa, que entra en vigor en 2026, endurece varios puntos y pone el foco en un mensaje muy claro: el control horario tiene que ser digital, trazable y accesible online para la Inspección.
A grandes rasgos, los cambios van en estas líneas:
- El registro en papel deja de ser válido. Tampoco se consideran adecuados sistemas manuales o fácilmente manipulables, como hojas de cálculo editables.
- El fichaje debe hacerse mediante sistemas electrónicos que permitan:
- Registrar entrada, salida, pausas y reanudaciones.
- Garantizar la inalterabilidad de los datos y su trazabilidad.
- Conservar la información durante 4 años en sistemas seguros.
- La Inspección de Trabajo debe poder acceder a los registros de forma telemática, sin necesidad de que un inspector se persone físicamente y revise carpetas en papel.
- Se endurecen las sanciones por incumplimiento, con multas significativas para quienes sigan usando sistemas que la ley considera no válidos (papel, Excel, registros editables).
Qué implica este cambio para tu empresa
Si hoy estás cumpliendo “por los pelos” con un Excel firmado cada mes o con partes en papel, la nueva ley de control horario de los trabajadores deja claro que ese enfoque ya no será suficiente.
Las principales implicaciones prácticas son:
- Tendrás que migrar a un sistema de fichaje digital, sí o sí.
- Ese sistema debe registrar en tiempo real, no permitir manipulaciones posteriores sin dejar rastro y ofrecer un histórico robusto.
- La Inspección puede conectarse y revisar los datos sin avisar, así que no basta con “montar las hojas” el día antes.
- El teletrabajo, los empleados itinerantes y los turnos partidos tienen que quedar igual de bien reflejados que la clásica jornada en oficina.
La buena noticia: si eliges bien la herramienta, todo esto no sólo no complica tu día a día, sino que te ahorra tiempo y dolores de cabeza.
¿Tu sistema de control horario está preparado para 2026?
Respóndete con honestidad a estas preguntas:
- ¿Sigues usando papel o Excel para el fichaje diario?
- ¿Puedes demostrar quién ha hecho cada fichaje, desde dónde y a qué hora exacta?
- ¿Tienes guardado el histórico de los últimos 4 años de forma ordenada y accesible?
- ¿Podrías exportar informes por empleado, centro o periodo en cuestión de segundos?
- ¿Tu sistema contempla pausas, teletrabajo, cambios de turno y horas extra de forma clara?
Si has dudado en varias, es el momento de planificar el salto a un sistema de fichaje digital más sólido.
Pasos para adaptarte a la nueva ley de control horario
La clave no es improvisar en el último minuto, sino ir por fases:
Haz una foto real de tu situación actual
- ¿Qué usas hoy (papel, Excel, app antigua, mezcla)?
- ¿Quién se encarga de cuadrar horas, fichajes y nóminas?
- ¿Dónde se guardan los registros y durante cuánto tiempo?
Define tus casuísticas
- ¿Tienes teletrabajo, comerciales, técnicos que se mueven por cliente, turnos de fin de semana?
- ¿Hay varios centros de trabajo?
- ¿Hay convenios o acuerdos de empresa con particularidades?
Elige un sistema de fichaje digital alineado con la ley
Busca que cumpla, como mínimo, con:
- Registro automático de entradas, salidas y pausas.
- Trazabilidad de cada movimiento.
- Posibilidad de acceso remoto a los datos ante inspección.
- Conservación segura del histórico durante 4 años.
Implanta por fases
- Empieza por un centro o un grupo de empleados.
- Ajusta reglas de fichaje, tipos de jornada, turnos y permisos.
- Recoge feedback y corrige antes de desplegar al resto.
Comunica bien el cambio
- Explica que no es control “policial”, sino cumplimiento legal y transparencia.
- Aclara qué se considera tiempo de trabajo efectivo y qué no.
- Ofrece formación básica (aunque sea una guía de 1 página y un pequeño vídeo).
Documenta tu política de registro de jornada
- Protocolo interno aprobado por dirección.
- Información a la plantilla y, si existe, al comité de empresa.
- Referencias claras a la nueva ley de control horario y a la protección de datos.
Qué debe ofrecerte un buen sistema de fichaje digital
De cara a la nueva ley de control horario de los trabajadores, tu próximo sistema debería marcar estas casillas:
- Fichaje fácil desde distintos dispositivos (móvil, tablet, PC, terminal, etc.).
- Registro en tiempo real con trazabilidad completa.
- Gestión integrada de ausencias, vacaciones y permisos.
- Calendario visual para evitar solapamientos y cuadrar turnos.
- Informes automáticos en PDF y Excel para inspecciones, auditorías o tu asesoría.
- Cumplimiento RGPD: datos alojados de forma segura, control de accesos, minimización de información sensible (por ejemplo, evitando geolocalización invasiva o la obligación de usar el móvil personal del trabajador).
Si además incorpora recordatorios, alertas y opciones para automatizar tareas repetitivas, estarás ganando productividad, no solo “cumpliendo el expediente”.
Cómo te ayuda PaTuMovil Sign a llegar tranquilo a 2026
Aquí es donde una solución como PaTuMovil Sign encaja especialmente bien para pymes y asesorías que quieren cumplir con la nueva ley de control horario de los trabajadores sin complicarse la vida.
Con PaTuMovil Sign puedes:
- Permitir que tus empleados fichen desde móvil, tablet o PC, y también por WhatsApp con un simple mensaje de texto, sin obligar a usar el móvil personal para nada más.
- Registrar entradas, salidas, pausas y reanudaciones en tiempo real, con trazabilidad completa de cada fichaje.
- Gestionar ausencias, vacaciones y permisos desde un calendario visual, evitando solapamientos y errores de planificación.
- Obtener informes automáticos de horas ordinarias, extras y ausencias en PDF o Excel listos para inspección o auditoría.
- Centralizar la información de varios centros, departamentos y tipos de jornada en una sola plataforma.
En la práctica, significa que:
- Dejas atrás el papel y los Excels frágiles.
- Tu asesoría o departamento de RRHH gana horas cada mes al cerrar nóminas y cuadrar horas.
- Si llega una inspección, puedes demostrar en minutos que cumples con la normativa vigente y con las nuevas exigencias de 2026.
La nueva ley de control horario de los trabajadores no es solo “otra obligación más”: es el empujón definitivo para dejar atrás sistemas débiles y apostar por un registro de jornada digital, fiable y cómodo para todos.
Si aprovechas ahora para revisar cómo estás fichando, elegir una solución adecuada e implantarla con cabeza, llegarás a 2026 con los deberes hechos, más control sobre tus horarios y menos estrés.
Y si quieres ir un paso más allá, el siguiente movimiento lógico es probar una herramienta como PaTuMovil Sign en tu empresa durante unas semanas y comprobar, en tu propio día a día, cómo cambia todo cuando el control horario deja de ser un problema y se convierte en una rutina sencilla y 100 % legal. ¡Contacta con nosotros para saber más o pedirnos una prueba gratuita!